Chegar com as perguntas preparadas
Envie uma pauta com os assuntos que precisam de decisão. Junte os desenhos, propostas ou registos necessários e identifique quem deve participar. Um tema sem informação suficiente pode ser preparado antes de ocupar o tempo de toda a equipa.
Comece pelas pendências anteriores e pelos assuntos que condicionam as próximas frentes. Separe atualizações de informação dos pedidos de aprovação.
Registar o que permite avançar
A ata deve distinguir decisões, tarefas e questões abertas. Para cada ação, indique responsável e data. Quando existe impacto no projeto, no investimento ou no calendário, associe a referência correspondente.
Distribua o registo aos intervenientes e confirme correções necessárias. Na reunião seguinte, retome os pontos pelo seu estado. A continuidade evita discutir novamente uma decisão apenas porque ficou perdida entre mensagens.
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O que precisa de resolver no seu projeto?
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